Mit einer Digitalisierung werden häufig vielfältige Hoffnungen verbunden: sie soll die Inhalte zugänglich machen, die Handhabung vereinfachen und den Erhalt der Informationen gewährleisten. Das alles zumeist mit marginalen Kosten und nahezu selbstfinanzierend.
Damit diese Erwartungen in Erfüllung gehen und nicht zur Enttäuschung werden, müssen mehrere Faktoren stimmen:
- Auswahl zukunftssicherer digitaler Formate
- Strategie zur digitalen Langzeitarchivierung
- Erstellung klarer Leistungsverzeichnisse zur Digitalisierung
- hochwertige Digitalisierung bei vertrauenswürdigen Dienstleistern
- Pflege des digitalen Archivs
All diese Faktoren stehen in direktem Zusammenhang zueinander. Sie bauen aufeinander auf und bilden im Optimalfall eine solide Basis für eine funktionierende digitale Langzeitarchivierung.
Zukunftssichere Formate
Das eine, perfekte, digitale Format zur digitalen Langzeitarchivierung existiert nicht – aber es gibt sicher ein Format, das bestmöglich für Ihre Bedürfnisse passt.
Welches Format oder welcher Codec aus der langen Liste digitaler Möglichkeiten tatsächlich sinnvoll ist, kann nur eine genaue Analyse ergeben. Empfehlenswert sind Formate mit keiner oder nur geringer Datenreduktion.
Digitale Langzeitarchivierung
Die digitale Langzeitarchivierung ist kein Endpunkt sondern ein fortwährender Vorgang, der konstante Aufmerksamkeit, Arbeit und Pflege erfordert. Umso wichtiger ist es daher, langfristig kostengünstige und sichere Lösungen zu erarbeiten, die möglichst wenig Zeit für Pflege und Wartung benötigen – bei geringen Belastungen für das Budget. Gerade die Digitalisierung von Audiobändern, Videobändern und Filmen führt meist zu enormen Datenmengen, die sicher gespeichert werden müssen. Die gefertigten Digitalisate werden dann unter Berücksichtigung bestehender Prozesse und der vorhandenen Infrastruktur implementiert.
Gleichzeitig können Digitalisate in unterschiedlichen Auflösungen helfen, die Inhalte schnell und einfach zugänglich zu machen, ohne die Master-Kopie anzutasten.
Auch bei der Wahl eines geeigneten digitalen Massenspeichers unterstütze ich Sie kompetent und zuverlässig.
Technische Beratung und Leistungsverzeichnis
Nur die wenigsten Digitalisierungen können intern durchgeführt werden. In den meisten Fällen wird ein externer Dienstleister mit der umfangreichen Digitalisierung beauftragt.
Grundlage für die Beauftragung externer Dienstleister sind:
- Bestandsanalyse: Zustand und Formate der Medien
- Erstellung Mengengerüst
- bestehendes Konzept zur Langzeitarchivierung
- Formulierung Leistungsverzeichnis/ Leistungskatalog zur Digitalisierung Audioband, Videoband, Film, etc.
- Implementierung Maßnahmen zur Qualitätskontrolle
- Angebotsbewertung und Vergabe
- Abschlusskontrolle
Ein ausführliches und präzise formuliertes Leistungsverzeichnis ist die Basis für die Einholung von vergleichbaren Angeboten. Jedes Leistungsverzeichnis sollte dabei individuell auf den jeweiligen Datenträger abgestimmt sein: das Leistungsverzeichnis zur Digitalisierung von Audiobändern unterscheidet sich grundlegend von dem Leistungskatalog zur Digitalisierung von Videobändern oder Filmen.
Die Suche nach vertrauensvollen Dienstleistern, die adäquat und umsichtig mit Ihren Medien umgehen, wird durch die Erstellung eines exakt formulierten Leistungsverzeichnisses nicht nur vereinfacht sondern erst ermöglicht. Gerne unterstütze ich Sie auch bei beschränkten Ausschreibungen bei der gezielten Auswahl geeigneter Dienstleister.
Auf die Erstellung von komplexen Leistungsverzeichnissen – auch bei großen Digitalisierungsprojekten – habe ich mich spezialisiert: in den letzten Jahren wurden Digitalisierungsvorhaben mit einem Volumen von mehreren Hunderttausend Minuten betreut und realisiert.
Bei der anschließenden Bewertung der eingegangenen Angebote unterstütze ich Sie und erläutere in einer schriftlichen Zusammenfassung meine Empfehlung zur Vergabe.
Während der Digitalisierung übernehme ich die technische Kommunikation sowie die Qualitätskontrolle, damit Sie nach Abschluss der Digitalisierung fehlerfreie digitale Datenträger erhalten.
